Серия вебинаров «под ключ» для посольства Бразилии в России
В 2021 году Посольство Бразилии в России запланировало провести вебинар, посвященный перспективным направлениям ИТ-рынка. Его цель — привлечь аудиторию предпринимателей, стартапов и инвесторов, выстроить взаимодействие между странами в области цифровых технологий. Став участниками проекта, мы получили задачу подготовить техническую базу вебинара, провести маркетинговую кампанию и предоставить аналитику по результатам мероприятия.
Забегая вперед, опыт оказался успешным, и за первым вебинаром последовал еще один. А далее о том, как вместе с заказчиком мы организовали и провели вебинары для сложной аудитории с нуля «под ключ».
1. Разработка сайта
При подготовке первого вебинара, темой которого стал агротех-рынок, создали посадочную страницу для продвижения. Собрали информацию по спикерам и плану проведения вебинара, разработали прототип и дизайн, выполнили верстку на Tilda. Сайт двуязычный — на русском и английском языках.
Когда стало понятно, что вебинаров будет больше одного, мы поняли, что проекту нужен узнаваемый образ, бренд. И предложили разработать логотип для единого оформления контента — сайтов, соцсетей, писем. Он уже был использован в материалах для второго вебинара по теме HealthTech.

Кроме того, сложилось понимание, что лендинг превращается в платформу, на которой потенциально можно проводить вебинары. Поэтому провели его доработку, добавили возможность организации вебинаров на его базе. Сейчас мы можем быстро адаптировать сайт и запустить на нем несколько вебинаров.
2. Маркетинговая кампания
Создали страницы в Фейсбуке и Инстаграме, заполнили их новостями о вебинаре — чтобы люди, переходя по рекламе, видели информативные страницы.

Настроили рекламные кампании в Фейсбуке и Инстаграме. Для них разработали яркие креативы с фотографиями и видеороликами в современном стиле. Пробовали разные варианты плейсментов, лучше всего сработали видео в инста-сторис. 

С учетом специализированных узких тем самой непростой задачей было собрать аудиторию для таргетинга. Под первый вебинар выбирали тех, кто интересуется АПК, с геотаргетингом по Москве и сельскохозяйственным районам (Юг, Черноземье). Также изучили агротех-рынок, составили список стартапов и добавили города, в которых они находятся. Стартовали с такими исходными, а затем, когда получили около 50 первых откликов, создали look-alike аудиторию и работали по ней.
С учетом специализированных узких тем самой непростой задачей было собрать аудиторию для таргетинга. Под первый вебинар выбирали тех, кто интересуется АПК, с геотаргетингом по Москве и сельскохозяйственным районам (Юг, Черноземье). Также изучили агротех-рынок, составили список стартапов и добавили города, в которых они находятся. Стартовали с такими исходными, а затем, когда получили около 50 первых откликов, создали look-alike аудиторию и работали по ней.
С вебинаром по HealthTech было еще сложнее, так как работающих в этой сфере найти трудно. Мы взяли широкую аудиторию и на ее базе начали обучать наши кампании собирать данные по тем, кто проявлял интерес к вебинару, и доводить их до конверсии. Потребовались более сложные настройки, но в итоге удалось получить результат.
3. Организация вебинара
В первую очередь определились с платформой для проведения вебинара. Изначально рассматривали YouTube и Zoom и остановились на втором. Zoom отвечает максимуму требований: позволяет полностью провести мероприятие, относительно бюджетен, имеет весь необходимый функционал — до 500 участников, возможность создать группы участников, общаться в чате.

Далее настроили платформу, провели интеграцию с YouTube.
Также предстояло решить несколько организационных вопросов.
Провели подготовку с участниками вебинара. Завели аккаунты переводчиков и провели с ними несколько тренировочных созвонов. Для спикеров написали подробную инструкцию: как вывести презентацию, включить/выключить микрофон и другие моменты, которые могут возникнуть в ходе выступления.

Так как в вебинаре участвовали спикеры и слушатели из разных стран, требовался синхронный перевод. Штатного специалиста не было, поэтому мы выбрали подрядчика, изучив предложения нескольких компаний. Учитывая ответственность мероприятия, решили перестраховаться и пригласили двух переводчиков. Идея полностью оправдала себя: во-первых, вебинары длились два часа, возможность работать попеременно существенно облегчила процесс. Кроме того, однажды переводчик из-за сбоя отключился во время вебинара — второй смог подхватить, никаких проблем не возникло.
Подготовили рассылку уведомлений для слушателей. По первому вебинару решили действовать вручную: пришлось делать несколько рассылок (за сутки и в день) через GetResponse, что оказалось довольно трудоемко. Поэтому ко второму мероприятию мы автоматизировали процесс. Использовали платформу Zoom, которая самостоятельно рассылает уведомления всем участникам, которые подписаны на вебинар. Для этого провели интеграцию, чтобы после регистрации на сайте человек попадал в базу Zoom. Соединили сервисы с помощью Zapier: все заявки попадали в Tilda и через коннектор передавались в Zoom. Настроили внешний вид писем, создали шаблоны — и Zoom работал как платформа для уведомлений, сэкономив нам массу времени на рассылках.

Для организаторов со стороны заказчика создали чат в WhatsApp, где отвечали на все вопросы и обсуждали детали в ходе подготовки.

Наконец, во время проведения самого вебинара мы находились на территории заказчика, чтобы оказывать поддержку и решать вопросы в живом режиме.

4. Аналитика
После каждого вебинара мы подготовили для заказчика отчеты о результатах — по рекламной кампании и самому мероприятию.
AgroTech
Цель: 150 контактов

Собрали: 250 контактов

Присутствовали на вебинаре: 76 человек в пике, 45 человек минимально, всего 179 уникальных участников
HealthTech
Цель: 150 контактов

Собрали: 300 контактов

Присутствовали на вебинаре: 60 человек в пике, 35 человек минимально, всего 150 уникальных участников

В рекламных кампаниях самым эффективным каналом оказался Инстаграм: он принес около 80% заявок с конверсией 20%.
Итоги и планы
Итак, в 2021 году мы организовали «под ключ» два вебинара, которые заказчик оценил как успешные и решил продолжать этот формат общения с аудиторией. Уже запланировано третье мероприятие весной 2022, есть идеи новых проектов в течение года.
Над проектом
работали
1. Федор Черкасов - менеджер проекта
2. Сергей Шинин -
3. Роман Болдырев - стратегия бренда
4. Тимофей Абрашнев - дизайн
5. Влад Пармон - дизайн
6. Анастасия Чухварина - дизайн
7. Роман Болдырев - стратегия бренда
8. Серафим Абрашнев - программист bitrix + frontend-разработчик
9. Елена Смирнова - копирайтинг
10. Инесса Грицкевич - копирайтинг
11. Алексей - полиграфия и предпечатная подготовка материалов
12. 3D-моделлер